学務部教務課に関する情報 SITE
  • 証明書自動発行機の基本資料
    ◆各発行機の基本情報
    端末ID 端末名 形式 利用時間 稼働時間
    A号機 共通A棟廊下側発行機 筺体式 8:30~17:00 8:00~18:10
    B号機 共通A棟窓側発行機 筺体式 8:30~17:00 8:00~21:00
    C号機 S-Port 1番発行機 筺体式 8:30~17:15 8:00~17:25
    D号機 S-Port 2番発行機 筺体式 8:30~17:15 8:00~17:25
    E号機 人文学務事務室発行機 簡易式 13:30~21:00 13:00~21:00
    ◆発行機担当者一覧 → [事務担当者] のページを参照。
  • 証明書自動発行機の機能説明

    〔1〕NTTD九州版の発行機の基本機能
    • H25更新の証明書自動発行機では、教務システム上の学籍情報と自動連携して発行されるため、従来版のような毎週の成績更新作業等は不要となっている。
    • システムメンテナンスにより教務システムが停止すると発行機も使用不可となるため、あわせて周知が必要。
    • 証明書発行関係の機能は職員WEBから行うが、別途個別のアカウントに対して発行機設定を行う必要があるため、新規に担当者を追加する際は教務課へ登録の依頼を行う。
    • 自動発行機の電源を管理するタイマーは、発行機内のPC上にあるUPS管理ソフトを使い設定する形となる。
    • 学生が証明書を発行する際は、生年月日の月日で生成する4桁の数字をパスワードとして入力する。このパスワードを学生が変更することはできず、入学時に学務情報係がC/SのCSV一括取込機能を使い登録する。
    • ICカードの読み取りは、Flex(Flash)上のプログラムから行っており、PC本体には専用のソフトは入っていない。そのため、プリンタの名称設定を教務システム上の発行端末設定と一致させれば、市販のプリンタとPaSoRiを接続するだけで、自由に発行機を増設することができる。
    〔2〕各証明書に関係する業務
    • 卒業見込証明書は学務情報システムに見込日が登録されている学生が発行対象となるため、留年生が誤って印刷しないよう、各キャンパスの学位記授与式が終わった段階で、教務課担当者が新年度4月4日頃<まで証明書自体を発行不可に設定する。
    • 学年進行処理はNTTD九州の証明書発行機が導入される前までは、年度末の2週間前位に設定していたが、この処理により学割証と在学証明書の学年も更新されてしまうため、平成24年度末から処理を最終週にずらし、3月31日まで当該証明書を発行不可とする日程にしている。従って、学年進行処理は必ず3月末の指定された日付に行うよう注意が必要。
    • 健康診断証明書は健康診断とその後の結果説明を受けた学生のみ自動発行機から発行可能で、証明内容は検診項目について問題の有無のみが記載されている。発行可否データについては、保健センターから定期的に提供されるデータに基づき、教務課にて設定作業を行っている。
    • 発行理由の管理を求められているのは学割証のみであるが、発行機の仕様上在学証明書等でも必ず理由を選択する操作手順となるため、参考情報として幾つかの理由を各証明書に設定する扱いとしている。
    〔3〕学割証の取り扱い
    • 学割証の有効期限名は通常発行後3カ月だが、卒業見込み学生については3月末となる。
    • 卒業予定学生の学割に表示する有効期限について、卒業式後も一定の身分を有するため学割証に限っては期限を月末にする扱いで発行機から印刷している。但し、学割証の使用には学生証が必要であるため、学位記授与式の際に行っている学生証返却を、場合によっては猶予するといった取り扱いも必要となる。
    • 学割証の表示年齢は発効日を基準に計算される。
    〔4〕職員による代理発行
    • 職員による証明書の代理発行をする際は下記の手順で行う。なお、印刷のためアドインツールを別途使用するので、シンクラからの利用はできず、C/S端末等から印刷する形となる。
      (1) 発行機のメイン画面、又は職員WEBの「証明書発行」のフラッシュ画面を開く。
      (2) 所定の代理発行IDを入力して「次へ」を押す。
      (3) 職員のアカウントID(職員番号ではない)を入力して「次へ」を押す。
      (4) 職員のパスワードを入力して「次へ」を押す。
      (5) 右上に代理発行の赤字が表示された状態で、当該学生の学籍番号を入力して「次へ」を押す。
      (6) 以降は通常の発行機操作と同様。
    • 職員WEBのフラッシュ画面からの印刷では、マウスポインタが消える(ボタン通過時には色が変わるので分かる)他、1人の学生を発行するとまた最初の画面に戻り再度職員パスワード等を入力する必要がある、といった不便がある。従来の一括発行画面から発行機用の証明書をまとめて出力することも可能なので、必要な場面があれば学務情報係に連絡して一時的に一括出力可否の設定を変更して発行する。
    • 発行機用の証明書については公印が押された形で印刷されるため、テスト等で不用意に出力しないようにする。発行履歴はすべて台帳で管理され、意味合いとしては公印使用台帳も兼ねるものとなっている。
    • 仮に正式な証明書として交付する際には、必ず所定の偽造防止用紙を使い印刷する必要がある。
    〔5〕発行ログの管理
    • 発行機別のログ集計は、端末毎に職員アカウントを発行することで実現している。発行用WEB画面を開くバッチファイルにアカウントのパラメータを埋め込む形で実現しているため、必ず各端末に対応するバッチファイルで起動するようにする。
    • 学割の印刷ミスにより発行枚数をクリアしたい場合は、証明書発行履歴から当該ログを削除する方法を取る。個人に対して発行上限を設定することはできず、所属毎の指定となる。
    • 証明書のログを全学部一括で出す際は、「履歴管理」タグで学籍番号未設定の状態で検索を行い、WEB画面をエクセルに貼り付ける形で集計を行う。
    • 学生生活課で学割証の手書き発行を行った際は、システム上の発行枚数を加算するために証明書発行履歴のメニューからダミー履歴を追加することが可能。通常発行による自動付番では9999999以下が使われ、学割証にも印字されるため、ダミー履歴に対しては8桁の任意の番号を付番する。
    • 証明書発行番号は年度毎にリセットされ、1番から再度連番が開始される。発行番号はキーとして利用され、ダミー履歴作成時も使用済みの番号を選択すると登録時に弾かれる。


PAGETOP
Copyright © 学務部教務課 All Rights Reserved.
Powered by WordPress & BizVektor Theme by Vektor,Inc. technology.